Assistant du Directeur administratif en CFA (H/F)

Coordination opérationnelle du service

• Assister le Responsable administratif ou, le cas échéant, le Directeur des opérations dans l’organisation quotidienne du service.
• Participer, selon les orientations du Responsable administratif ou, le cas échéant, du Directeur des opérations, à la répartition des tâches entre les collaborateurs.
• Suivre l’avancement des dossiers et signaler sans délai les difficultés, retards ou situations nécessitant un arbitrage.
• Contrôler la complétude, la conformité et la qualité des dossiers traités.
• Veiller au respect des procédures internes et des échéances réglementaires ou contractuelles.
• Contribuer à la mise à jour des procédures et des outils de suivi.
• Préparer les éléments de reporting relatifs aux inscriptions, aux effectifs, aux contrats et aux dossiers en attente.
• Participer à l’animation des réunions du service et, le cas échéant, en assurer le compte rendu.
• Assurer, en cas d’absence ponctuelle du Responsable administratif, la continuité opérationnelle du service dans le cadre des délégations confiées par celui-ci ou, le cas échéant, par le Directeur des opérations

Gestion des candidatures et des inscriptions

• Recueillir, vérifier et compléter les informations et documents nécessaires à la constitution des dossiers.
• Assurer le traitement et l’enregistrement des dossiers de candidature.
• Accueillir et renseigner, par téléphone, courriel ou en présentiel, les candidats et les familles sur les modalités d’inscription, les types de contrat, l’alternance et les possibilités de financement.
• Vérifier et saisir les données administratives des candidats et apprenants dans les outils internes, notamment AURA.
• Organiser les convocations aux entretiens de motivation et assurer l’envoi des courriers d’acceptation, d’attente ou de refus.
• Mettre à jour les informations relatives aux jeunes, aux entreprises, aux classes, aux calendriers et aux changements de situation.
• Assurer le suivi des formations pour les dossiers de reconversion professionnelle.
• Contribuer à la préparation administrative des campagnes de recrutement et de la rentrée.

Gestion et suivi des contrats d’alternance

• Prendre en charge et assurer le suivi complet des contrats d’apprentissage et de professionnalisation.
• Établir et éditer les CERFA, conventions de formation et documents associés.
• Contrôler la conformité des contrats et conventions avant transmission.
• Saisir dans AURA les promesses d’embauche et les contrats.
• Envoyer aux employeurs, apprenants et OPCO les documents nécessaires, dans les délais attendus.
• Assurer les relances auprès des employeurs et des apprenants concernant les pièces manquantes.
• Accompagner les employeurs dans le renseignement des contrats et les démarches administratives.
• Traiter ou contribuer à la résolution des situations particulières : dérogations, statut des apprenants étrangers, rectifications, aides aux employeurs, rejets, anomalies ou difficultés administratives.
• Suivre les contrats du secteur public.

Relation avec les entreprises, les apprenants et les familles

• Apporter une réponse fiable et homogène aux employeurs et aux candidats sur les règles de l’alternance et les procédures administratives.
• Faire le lien, lorsque la situation le nécessite, entre les employeurs, les apprenants et les familles, notamment sur les questions administratives liées aux horaires, absences ou situations particulières.
• Assurer une bonne circulation de l’information avec les services pédagogiques, la vie scolaire, les relations entreprises et les autres services concernés.
• Participer aux séances d’information, journées portes ouvertes et actions de recrutement selon le calendrier défini par la Direction.

Relation fonctionnelle avec le service financier

• Assurer le lien avec le service financier pour les éléments nécessaires à la facturation et au suivi financier des dossiers.
• Transmettre dans les délais les informations utiles relatives aux contrats, conventions, financements, prises en charge et évolutions de situation.
• Identifier et signaler les écarts, rejets, retards de prise en charge ou anomalies administratives susceptibles d’avoir une incidence financière.
• Contribuer au rapprochement des informations entre les données administratives du CFA et les données suivies par le service financier.
• Alerter le Responsable administratif ou, le cas échéant, le Directeur des opérations, ainsi que le service financier, sur toute situation susceptible d’affecter la facturation, le financement ou le recouvrement.
• Participer, lorsque nécessaire, au suivi administratif des relations avec les OPCO et autres financeurs.
• Contribuer au suivi du self sur les aspects administratifs en lien avec le service financier : encaissements, prélèvements, relances, facturation, remboursements et anomalies de dossier.

Reporting, statistiques et conformité

• Préparer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi des candidatures, inscriptions, effectifs, contrats et dossiers en attente.
• Contribuer à la production des statistiques et données demandées par la Région, le Rectorat, les OPCO, l’AGEFIPH et les autres partenaires institutionnels.
• Participer aux transferts et contrôles de données dans les outils dédiés et à la correction des anomalies.
• Assurer une veille sur les règles applicables aux contrats, au statut des jeunes et aux procédures administratives du CFA.
• Participer à la mise à jour des informations et documents diffusés aux publics et sur les supports internes ou externes.

Contribution à la vie du CFA

• Participer, à la demande de la Direction, aux conseils de perfectionnement et à certains projets transversaux liés à l’activité du CFA.
• Contribuer à la préparation de dossiers administratifs ou institutionnels lorsque son expertise est nécessaire.
• Participer à l’actualisation des procédures qualité relevant de son périmètre.
• Peut être amenée, en cas de nécessité et de façon ponctuelle, à assurer des remplacements au standard afin de contribuer à la continuité de l’accueil et du service.

• La participation de l’employeur à la cotisation de la complémentaire santé à hauteur de 80%,
• La participation de l’employeur à l’abondement transport à hauteur de 75%,
• Un nombre de congés payés avantageux (9 semaines de congés payés/R.T.T. par an),
• La prise en charge des repas au self de l’école les jours d’ouverture,
• La modulation annualisée du temps de travail,
• L’abondement de l’employeur sur un Plan d’Epargne Inter-Entreprises permettant de se constituer une épargne,
• La possibilité de bénéficier d’un Compte Epargne Temps,
• Un parking à vélo et voiture est à disposition des collaborateurs et collaboratrices, dont 2 places pour véhicules électriques.

Une attention particulière est portée à l’intégration de nos nouveaux collaborateurs pour les accompagner dans leur prise de poste.

Rémunération : A partir de 2900€ brut mensuel   

Vous pouvez adresser votre CV à l’adresse suivante : recrutement@epmt.fr